Feedback e feedforward são duas poderosas ferramentas que apoiam o desenvolvimento das pessoas em uma organização. No feedback, o gestor olha para o passado e analisa o que o colaborador precisa manter e o que precisa mudar para atingir melhores resultados. Já no feedforward, olha-se para frente, verificando quais são as atitudes necessárias para se alcançar o futuro desejado.
Bom, essas foram explicações bastante resumidas sobre os dois conceitos. No texto de hoje, nós vamos nos aprofundar nessas ferramentas e, o mais importante, saber como utilizá-las na prática!
O poder do diálogo no ambiente de trabalho
A comunicação é um fator importantíssimo para o funcionamento de qualquer tipo de empresa. Com uma comunicação aberta e transparente, os processos funcionam melhor e o clima organizacional também melhora, além de diversos outros benefícios para o bem-estar dos colaboradores e para os resultados da empresa.
A comunicação é essencial dentro de uma empresa.
Quando falamos em feedback e feedforward, estamos nos referindo a duas ferramentas que se utilizam de diálogos para apoiar o desenvolvimento das pessoas, ou seja, são processos baseados em uma boa comunicação.
Então feedback e feedforward são apenas conversas?
É um pouco mais complexo do que isso. Para utilizar com efetividades essas duas ferramentas, é preciso adequada preparação.
Na sequência, você irá compreender melhor a diferença entre feedback e feedforward e também irá conhecer técnicas para colocá-las em prática.
Feedbacks são conversas difíceis!
Feedback é um termo oriundo da biologia, cuja tradução mais cabível para o português é “retroalimentação”. Na comunicação, o feedback acontece quando o receptor de uma mensagem envia sinais (de maneira intencional ou não) ao emissor, dizendo se a mensagem foi compreendida. Através deste retorno, o emissor, se necessário, altera o formato ou teor a fim de que a comunicação aconteça.
O termo foi apropriado e amplamente difundido pela área organizacional, sendo utilizado como uma das mais importantes ferramentas para oportunizar um retorno construtivo sobre o desempenho de um profissional.
No dia a dia das organizações, os feedbacks acontecem de várias formas: podem ser coletivos, individuais, formais ou informais. Eles podem ser periódicos – quando o gestor marca uma reunião de feedback a cada 1, 3 ou 6 meses – ou ocorrer após uma situação específica, pois o gestor precisa conversar com o funcionário para avaliar o seu desempenho em determinado projeto ou situação.
Para quem vai receber o feedback, a distinção mais importante é saber se ele é positivo ou negativo. Porém, é mais adequado que os líderes façam feedbacks completos, deixando claros os aspectos positivos e negativos. Ninguém é totalmente bom ou ruim em algo. Então, a ideia é esclarecer os comportamentos que devem ser mantidos e aqueles que se esperam mudanças.
Quando realizado de forma adequada, o feedback é um instrumento transformador. Ele pode ser uma das mais relevantes formas de se criar um vínculo verdadeiro e confiança entre líder e liderado, elementos que impactam diretamente nos resultados das organizações.
Contudo, para muitas pessoas, essa ferramenta é sinônimo de tortura – e aqui encontram-se tanto líderes quanto liderados. Basta aparecer na agenda um horário para “feedback”, e começam os momentos de grande ansiedade e sofrimento para ambos os lados.
Isso acontece porque, geralmente, nenhuma das partes preparou-se de maneira apropriada para esse momento. Além disso, a falta de hábito em realizar feedbacks também é um problema. Muitos gestores se utilizam do feedback apenas quando há algo errado e se não há a frequência adequada, muitas coisas acumuladas são “despejadas” de uma só vez.
Na maioria das vezes, um feedback será uma conversa difícil, pois é a análise crítica de uma pessoa sobre o desempenho da outra. As dicas que você verá a seguir são para aprender a lidar com o desconforto de uma conversa difícil e para deixá-la mais simples, efetiva e não julgadora, favorecendo o desenvolvimento.
Como aplicar feedbacks
O feedback é uma ferramenta valiosa para o crescimento pessoal e profissional.
Feedbacks são conversas difíceis, mesmo fora do ambiente profissional. Quando você fala para o seu marido, mulher ou amigo sobre algo que não está te agradando naquela pessoa, provavelmente, essa não é uma conversa fácil.
Nas empresas, os feedbacks podem ser bastante desconfortáveis, para ambas as partes:
- O gestor pode ter receio da reação do outro e até pensar que aquela conversa pode causar conflitos na equipe ou prejudicar sua imagem e a relação com o liderado;
- Por parte de quem vai receber, existe o medo de ter o seu trabalho julgado e até de perder o emprego.
O líder ou gestor que vai aplicar o feedback, pode fazer uso de muitas técnicas para que esse momento seja mais agradável e produtivo. Uma boa atitude, que deve ser tomada muito antes de realizar feedbacks, é se dedicar a conhecer a sua equipe. Quando você conhece de verdade a pessoa para a qual vai fornecer o feedback, você consegue antever as reações dela perante o que será falado e assim moldar a sua comunicação.
Invista tempo também para conhecer a si mesmo: entenda o que é responsabilidade sua e o que é do outro, conheça quais são os pontos frágeis e que podem desestabilizar você na conversa, tentando projetar as suas próprias reações.
Veja outras dicas para aplicar bons feedbacks:
- Para a reunião, escolha um local reservado e livre de interrupções;
- Fale sempre na primeira pessoa do singular;
- Descreva o comportamento ou o acontecimento que merece atenção, exatamente como ocorre, sem fazer juízo de valores. Fale sobre fatos e dados;
- Seja específico, não generalista. Foque no comportamento que deve ser melhorado;
- O feedback deve ser voltado para ajudar no desenvolvimento do colaborador e não para extravasar a raiva ou decepção do gestor;
- Foque no comportamento, não na pessoa em si;
- Tente validar se o feedback foi absorvido. É preciso que o receptor tenha entendido a mensagem;
- Faça combinados sobre os comportamentos esperados no futuro;
- Marque na sua agenda uma conversa de retorno, para avaliar os resultados;
- Realize feedbacks com frequência e consistência e sempre registre as conversas.
Por meio das dicas acima, você já possui um bom guia para realizar reuniões de feedback mais produtivas. Porém, vamos apresentar para você algo ainda mais prático, a técnica WRAP.
Técnica WRAP para aplicar feedbacks
Existem diversas técnicas para realizar feedback, todas buscando uma “receita” para uma prática mais eficiente e assertiva, que não constranja nenhuma das partes e, o mais importante, que promova mudanças nos comportamentos apontados.
Uma técnica que tem ganhado bastante popularidade, especialmente em meio às metodologias ativas do universo ágil, é o Feedback WRAP, criada por Jurgen Appelo. O nome é uma analogia ao sanduíche wrap. Esta técnica é apresentada como uma evolução à “técnica sanduíche”, uma das principais técnicas ensinadas nas formações para liderança durante muitos anos.
Feedback WRAP auxilia o emissor a montar uma espécie de roteiro para tornar a comunicação mais eficaz e provocar mudanças comportamentais, utilizando-se de clareza e objetividade. O wrap é composto por 5 principais “ingredientes”; são eles:
- Descreva o contexto
- Liste suas observações
- Expresse seus sentimentos
- Explique o valor
- Ofereça algumas sugestões
No vídeo abaixo, o próprio Jurgen explica melhor a técnica:
Perceba que, assim como apresentado nas regras básicas de feedback, esta comunicação está baseada em fatos observáveis e não em julgamentos. Além disso, encerra com um movimento para a ação.
Veja abaixo, um exemplo de como a técnica pode ser aplicada:
Exemplo de Feedback WRAP.
Agora é a sua vez: Pense em uma situação que você gostaria que mudasse para melhor (em qualquer papel que você desempenha em sua vida: com sua equipe, seu líder, seus filhos, etc.) e escreva o que você diria a essa pessoa utilizando o “roteiro” WRAP.
Neste ponto do texto, você já entendeu melhor o que é um feedback e está instrumentalizado para começar a utilizar essa ferramenta na prática. Agora, vamos para a segunda parte: o feedforward.
Feedforward é olhar para o futuro!
Como visto acima, no feedback, você vai sempre avaliar uma situação que já aconteceu, buscando explicá-la de maneira clara e fornecendo sugestões sobre o que precisa mudar e o que deve ser mantido. Já no feedforward, olha-se essencialmente para a frente, levando em consideração quem o outro é hoje e quem ele quer ser no futuro.
O conceito foi criado pelo coach Marshall Goldsmith, e é considerado uma ferramenta moderna e eficaz para o desenvolvimento de pessoas. Seu grande objetivo é otimizar os potenciais de cada profissional e, dessa forma, monitorar o processo de desenvolvimento para o futuro.
Praticar feedforward é mapear as competências e comportamentos necessários para o progresso dos funcionários e, com isso, reunir ideias para atingir essa meta.
Para os colaboradores, a ferramenta pode proporcionar mais autoconhecimento, engajamento, motivação e desenvolvimento profissional. Também gera um melhor alinhamento entre líder e liderado e ajuda a empresa a reter os talentos.
Na sequência, nós vamos conhecer algumas boas práticas para utilizar esta ferramenta!
Como fazer feedforward na prática
Grande parte das dicas que você viu acima, sobre como aplicar feedbacks, são válidas para feedforwards também. É preciso conhecer o outro, preparar um local adequado para a reunião e ter um roteiro para conduzir a conversa de forma a garantir mais assertividade.
Para qualquer reunião de feedforward, a primeira e mais importante regra é: o foco deve estar no futuro!
Veja esse pequeno roteiro sobre como aplicar a técnica:
- Fale sobre o fato
- Explique seu sentimento
- Questione como a pessoa se sentiu em relação ao fato
- Faça perguntas focadas no positivo
- Faça perguntas focadas no negativo
- Construam um combinado para o futuro
Agora, veja como esse roteiro pode ser aplicado a uma situação real:
Exemplo de Feedforward.
No exemplo, o feedforward foi aplicado a uma situação específica, que foi o desempenho do colaborador em uma reunião. Porém, a ferramenta também pode ser utilizada em algo mais abrangente, como a performance do funcionário em um projeto ou nos últimos meses de trabalho de forma geral.
A partir do passo 3 “Questionamento” o papel do gestor é o de fazer perguntas abertas, que apoiem o outro a olhar para dentro e pensar novos cenários e alternativas para o futuro.
Perguntas abertas são aquelas que instigam o respondente a fornecer respostas usando suas próprias palavras. Perguntas fechadas, ou seja, que fornecem alternativas ou que levam a respostas como “sim” ou “não”, limitam a reflexão sobre o tema e a geração de ideias.
Dessa forma, o gestor faz um papel de mediador entre a ferramenta e o colaborador, pois quem vai realmente pensar em melhorias para o futuro é o próprio funcionário. Assim, o feedforward também se apresenta como uma ferramenta que confere mais autonomia para que a pessoa faça a gestão da própria carreira, entendendo que é capaz de se aprimorar de maneira mais independente.
O gestor também pode auxiliar no processo, fornecendo ideias de melhorias para o futuro e ajudando o colaborador a monitorar o seu desenvolvimento.
Entre feedback e feedforward, qual utilizar?
Talvez agora, você esteja se perguntando: qual dessas ferramentas devo utilizar com minha equipe para ter melhores resultados? E, talvez, a melhor pergunta seja: quando devo utilizar cada uma dessas técnicas?
Uma sugestão relevante é utilizar-se do diagnóstico da Liderança Situacional para definir entre utilização de feedback e feedforward. Quanto maior o nível de desenvolvimento, maiores as chances de o feedforward ter resultados melhores.
Para quem ainda não conhece a Liderança Situacional, uma dica prática é fazer a seguinte pergunta: a pessoa já reconhece os comportamentos e tem vontade de evoluir? Se sim, utilize o feedforward. Se não – se ela ainda está resistente ou não percebe o impacto desses comportamentos em seu desempenho – o feedback será mais eficiente.
Também é importante compreender que ambas as opções são eficazes em seus propósitos quando realizadas de maneira correta, com respeito, empatia e confiança mútua.
Independente da técnica escolhida, estamos aqui para ajudar!
Aqui na Somar, os temas feedback e feedforward estão sempre presentes nos treinamentos de desenvolvimento de liderança que realizamos. Nós acreditamos que essas ferramentas são essenciais para líderes que desejam construir um bom ambiente organizacional e que querem levar suas equipes a atingir resultados incríveis.
Se você deseja conhecer mais sobre o nosso trabalho e quer levar um treinamento de lideranças que foque nas habilidades essenciais para líderes de alta performance, entre em contato conosco!